Produtividade para Empreendedores Digitais

5 Dicas de Produtividade para Empreendedores Digitais

Os empreendedores digitais estão sempre atarefados e parecem estar ficando cada vez mais ocupados. A frequência com que as mudanças ocorrem em nosso ambiente de trabalho podem levar a uma intensa pressão, fazer transbordar as listas de tarefas e causar uma certa quantidade de estresse. Nós vamos tentar minimizar esse estresse e melhorar o quanto você realmente pode ser capaz de produzir, e isso gastando menos tempo do que você gasta hoje, acredite. Mas primeiro vamos mergulhar fundo no assunto “Produtividade”…

Insegurança, Frustração e Procrastinação

Uma série de eventos diferentes me levou a escrever esta publicação que eu acho que vale a pena compartilhar. O primeiro desses eventos envolveu uma sessão de treinamento que eu estava ministrando para um jovem empresário. Este jovem talentoso me pediu para analisar seus planos de negócios e ajudá-lo a moldar as coisas e a elaborar um caminho a seguir. Eu estava esperando que ele tivesse uma ideia que precisasse polir, ou precisava que eu compartilhasse com ele algumas estratégias sobre marketing digital. O que ele realmente apresentou foi uma série de ideias e planos bem formados com uma série de etapas para alcançá-los. Na verdade, ele não precisava de mais nada para começar, mas ele estava ocupado tentando há meses e não havia chegado a lugar nenhum. Por quê? Ele mesmo estava se amarrando em nós de improdutividade, com um loop sem fim de dúvida e procrastinação. Quanto mais ele procrastinava, mais ele tinha sentimentos negativos sobre suas habilidades. Ao que isso levou? Mais procrastinação. Eu não vou tentar explicar qual a psicologia autodestrutiva que existe por trás disso porque não é minha área de especialização. Por ser um especialista em procrastinar posso falar tranquilamente sobre com propriedade, e eu sei o quanto isso pode ser paralisante às vezes. Eu pude realmente entender a situação em que ele estava, e felizmente encontrei algumas ótimas técnicas para ajuda-lo a resolver o problema. Vamos vê-las em um momento.

Motivação e Mito da Disciplina das Autoridades

Um acontecimento que foi bastante profundo para mim, foi quando eu estava lendo algumas postagens fantásticas do blog de Rand Fishkin, CEO da Moz.com e Tim Ferris (Trabalhe 4 horas por semana). Ambos resumiram algo com o qual eu lutava e acho que muitos de nós também lutamos diariamente. O que foi fascinante foi ouvir que dois indivíduos tão bem-sucedidos com eles, também enfrentam o mesmo problema. O fato é que ambos sofrem de terríveis dúvidas e não possuem provisões ilimitadas de autodisciplina. Ambos os posts são 100% dignos de leitura, mas o ponto chave é que muitas vezes olhamos para as pessoas bem-sucedidas e pensamos “podem fazer isso porque são super disciplinados / confiantes / talentosos / etc / etc “. A realidade é que eles lutam como todos as outras pessoas, e eu também, mas aprendi que utilizando uma série de passos práticos, é possível gerenciar e vencer muitas dessas lutas.

Então, a abordagem que aprendi ao longo de vários anos é procurar eliminar, ou pelo menos minimizar as oportunidades para manifestação da minha tendência natural de procrastinar, usando técnicas que me ajudam a se concentrar em tarefas que são realmente importantes.

As 5 Regras que você verá abaixo, podem ser aplicadas a tudo que você pretende fazer em sua vida, seja profissional, pessoal, espiritual, financeira, e etc.

Vamos então as 5 dicas de Produtividade…

1 – Definir Uma Tarefa Principal

Se você tem uma lista de tarefas mais longa do que o seu braço e uma grande parte dela continua sendo adiada dia após dia, isso pode ser bastante deprimente e esmagador. Existem diversas grandes ferramentas de planejamento de tarefas, cada uma oferecendo-lhe a promessa de gerenciar suas tarefas de forma mais eficiente. A realidade é que manter a sua lista de tarefas da forma mais bem organizada do mundo não vai garantir que todas essas tarefas sejam feitas (o simples fato de manusear a minha lista de tarefas sempre foi uma das minhas formas especiais de procrastinação!). Você pode e deve usar uma ferramenta eficiente para organizar suas tarefas, mas certifique-se de que você realmente consegue fazer as coisas importantes.

Faço isso bloqueando um segmento do meu dia e dedicando isso a uma única tarefa principal. Essa é a tarefa que, se eu fizer, meu dia terá sido produtivo. Muitas vezes, é a maior tarefa na minha lista e outras vezes é a que eu normalmente adiaria. Eu sempre trabalho nessa tarefa logo pela manhã por uma série de razões. Em primeiro lugar, eu começo a trabalhar nisso antes de qualquer outra coisa ter tido a chance de me distrair ou mudar meu estado de espírito. Essa também tende a ser a hora do dia com menos distrações, e é onde tenho maior quantidade de energia mental para me concentrar verdadeiramente.

Se a tarefa for muito grande para fazer na quantidade de tempo que tenho neste segmento do meu dia (normalmente cerca de 2 horas), divido-a em pedaços que se encaixam nesses segmentos. O importante é definir a única tarefa principal na noite anterior, pois você não se distrairá demais ao decidir o que deverá ser essa sua tarefa principal. Eu também uso esta oportunidade todas as noites para passar 5 minutos revisando minha lista de tarefas, o que me ajuda a fechar o dia para que eu possa desligar e relaxar. Uma vez que eu tenho definida a única tarefa principal do dia seguinte, significa que eu começarei um novo dia com uma sensação de realização positiva antes que todo o resto do dia me distraia.

2 – Gerenciamento de e-mail

O e-mail é um assassino da produtividade porque ele constantemente nos interrompe e nos faz sentir que estamos ocupados fazendo algo importante, mesmo que não estejamos fazendo nada particularmente útil. Há muitas teorias sobre como você deve lidar com seu e-mail e eu optei pelas regras abaixo para mim:

Cancele a inscrição da maioria das listas em que você se inscreveu só para acompanhar determinado assunto ou pessoa, e selecione apenas as que você acredita realmente que podem te agregar algum conteúdo de valor, e crie uma regra na sua ferramenta de e-mails para arquivar automaticamente essas mensagens em uma pasta separada de “Conteúdos Relevantes”. Isso parece uma coisa bem simples, mas o fato de configurar para que esses e-mails sejam movidos automaticamente da sua caixa de entrada já irá te ajudar consideravelmente acredite, pois toda vez que uma nova mensagem dessa pipoca na sua caixa de entrada, mesmo que você opte por ler depois, você já desviou sua atenção e desperdiçou alguns segundos preciosos, e isso vai prejudicar sua linha de pensamento e você gastará energia para retomar o que estava fazendo.

Defina duas sessões de gerenciamento de e-mails por dia. Em primeiro lugar, depois da minha Tarefa Única, eu verifico se existe algo urgente com que eu preciso me preocupar ou responder. Eu então tenho uma verificação de 30 minutos e uma sessão de resposta rápida na hora do almoço e, em seguida, uma sessão de e-mails mais aprofundada no final do dia, antes de fazer o meu planejamento de tarefas.

Desligue-se dos seus e-mails em todas as outras ocasiões, e esteja realmente presente no que você está estiver fazendo.

Defina as expectativas das pessoas em relação ao você. Deixe que elas saibam que você está essencialmente olhando os e-mails apenas duas vezes por dia e, se for urgente, devem ligar para você (defina com as pessoas o que considera urgente para garantir que você não comece a receber mais chamadas do que deveria). Você também deve conversar com seus contatos mais importantes e deixá-los saber que é assim que você consegue fazer as coisas. Aliás, muito poucas pessoas realmente o chamarão de forma urgente.

3 – Gerenciando a distração com as mídias sociais

Falamos muito sobre isso no gerenciamento de e-mails, mas em um mundo de mídias sociais, particularmente como empreendedores digitais, é muito fácil distrair-se e acabar ficando ocupado por horas e não conseguir fazer nada de produtivo. Não estou dizendo que as mídias sociais não podem ser produtivas e que você não precisará fazer algum trabalho nelas, mas você pode planejar isso para tornar seu tempo o mais eficiente possível.

Calendários de conteúdo:

Um calendário de conteúdo é essencial para qualquer atividade de mídia social para qualquer organização de qualquer tamanho. Ele permite que você planeje o que você está publicando em termos de conteúdo e, em seguida, aborda quais atividades de mídia social serão realizadas em torno desse conteúdo e quando. Isso permite que você amplie seus esforços focando seu conteúdo em tópicos principais e permite que as equipes trabalhem juntas em toda a organização.

Ferramentas de gestão social:

Para maximizar a eficiência, uma boa ferramenta de gerenciamento de mídias sociais é absolutamente essencial. Há muitas disponíveis, mas a minha favorita é o Hootsuite. As principais características que considero essenciais são:

Permite-me gerenciar todas as redes sociais específicas que uso em um único local.

Não preciso ficar logando em todos os meus diferentes perfis.

Posso monitorar todos os meus canais de um só lugar.

Posso agendar a publicação de conteúdo em qualquer canal particular.

Permite-me adicionar código de acompanhamento de análise a todas as minhas postagens sociais automaticamente.

Agenda social diária:

Assim como as técnicas usadas para administrar os e-mails e torná-los menos interativos, queremos tentar fazer o mesmo com nossas mídias sociais. Faço um exame rápido dos meus canais sociais uma vez por dia, e deixo para responder comentários perto do final do dia. Tudo isso é feito através da minha ferramenta de gerenciamento social, e para isso não preciso ficar fazendo login em várias contas. Normalmente eu nunca fico acessando as redes sociais durante todo o dia, a menos que eu tenha algum assunto específico durante o dia em que eu quero fazer postagens, comentar ou reagir.

4 – Segmentos da Rotina e do Dia

Não subestime o poder de desenvolver uma rotina. Mesmo que seus dias de trabalho mudem todos os dias, você trabalha por turnos alternados ou viaja muito, isso ainda se aplica. As rotinas não precisam ser completamente inflexíveis. Eu costumava achar extremamente difícil fazer isso, então um dia voltei para casa e comecei a trabalhar na minha lista de tarefas. Por exemplo, na minha rotina atual, me programo para ir à academia imediatamente depois de ter terminado meu segmento do dia principal. Não há tempo definido, e nenhum castigo se eu não puder fazê-lo alguns dias, mas eu tento manter esse compromisso. Se eu não puder ir à academia, só vou dar uma longa caminhada. Isso requer um pouco de pré-planejamento, pois se eu estiver viajando para algum evento ou seminário, preciso escolher hotéis com pistas de caminhada ou pelo menos que tenham algum lugar que eu possa fazer uma caminhada, e isso já me dá um refresco mental suficiente, para conseguir fazer trabalhos mais produtivos depois disso.

Eu acho que a maneira mais fácil de desenvolver uma rotina é definir segmentos do dia que para mim, são os seguintes:

De Segunda a Sexta-Feira:

Uma Tarefa Principal das 6:30 as 8:00 da manha.

Checar os e-mails e fazer análise social (15 minutos)

Dia principal das 8:30 às 16:00h (isso pode variar um pouco de um dia para o outro)

No meio do dia um pausa para o almoço e na sequencia para responder e-mails (1:30 minutos)

Atividade Física das 16:30 as 17:30.

Outras tarefas e nova sessão para ler e responder e-mails das 17:30 as 19:00h.

Planejar uma tarefa principal para o próximo dia e verificar as ações realizadas no dia (30 minutos).

Jantar, bebidas e navegar na internet nos blogs de assuntos do meu interesse para conhecimento e pesquisas, das  19:30 as 22:00.

O resto do fim de semana é o tempo da família. Não há tempo para leitura de e-mails, nem para mídias sociais.

Agora, se parece que eu trabalho muito, ou se você está achando que sou extremamente disciplinado se enganou. Muitas vezes, quando eu estou trabalhando em casa, eu adianto algumas tarefas do meu dia principal e saio para um almoço muito longo com minha esposa, e depois levo meus filhos na escola. Isso nem sempre foi assim, eu conquistei essa liberdade de tempo graças ao Marketing Digital.

Achou muito difícil fazer esse planejamento do seu dia? Lembre que trabalhar mais intensamente e mais concentrado significa que eu consigo focar mais tempo de qualidade no que realmente interessa para mim e para minha família. Eu também adoro o que faço, então passar minhas noites lendo e pesquisando sobre marketing digital e outros assuntos do meu interesse não é um grande sacrifício. Aliás, eu não me mantenho muito focado quando estou pesquisando, pois você precisa estimular sua criatividade, mas esse é um tópico para outra postagem no blog.

Esta rotina provavelmente não funcionará para todos por uma série de razões (pais, animais de estimação, tarefas domésticas, jornada de trabalho na empresa se você é empregado, etc.), mas esse não é o ponto. O objetivo é construir um conjunto de segmentos do dia que você possa exercitar a execução do seu planejamento, de tal forma que isso fique automático com o passar do tempo. Dessa forma, depois de criados esses hábitos você realmente não precisa mais pensar sobre isso, e essa tarefa não ocupará mais espaço no seu cérebro, e com isso as chances de que as distrações tirem você do seu foco, acabam ficando bem remotas. Posso falar isso com propriedade, pois passei anos tentando ir à academia regularmente e falhando. Agora que é um hábito ficou muito mais fácil, vou quase que no piloto automático sem precisar pensar se hoje eu vou ou se hoje eu não vou, se está frio, se está calor demais, se vai passar algum jogo na TV, etc, etc e etc. O mesmo se aplica a qualquer outra atividade.

Uma pausa para falar um pouco mais da minha vida pessoal…

Quando comecei a aplicar esse processo no meu dia a dia, lembro que ainda estava pesando 134 quilos, me alimentava muito mal e fora de hora, me sentia sempre cansado, física e mentalmente e não tinha muita disposição para nada.

Quando consegui criar o hábito de me exercitar todos os dias, naturalmente fui me sentindo muito melhor e com mais disposição. Isso desencadeou um sentimento e uma vontade grande de me cuidar cada vez mais e melhor.

Com isso, decidi fazer um checkup completo, e entre outras coisas provenientes do excesso de peso, descobri que estava com gordura no fígado, conhecida como esteatose hepática que no meu caso já estava no grau 3.

Além de seguir todas as recomendações médicas, procurei uma nutricionista e consegui melhorar muito minha alimentação, e incluí por recomendação dela o consumo de alguns suplementos naturais na minha alimentação.

Um deles o Green Coffee que é um excelente queimador de gordura natural, que são as capsulas feitas do extrato 100% puro do café verde, que por provocarem uma aceleração do metabolismo acabam sendo um grande aliado no processo de emagrecimento.

Hoje felizmente já estou com 98 kgs, meu fígado vai bem obrigado, estou com muito mais disposição, uma felicidade enorme por ter conseguido vencer uma luta de anos contra o excesso de peso, além de muitas outras coisas que conquistei na minha vida.

Voltando ao assunto…

5 – Excesso de Tarefas no Planejamento

Por muitos anos, meu maior erro foi planejar tarefas demais para fazer. Eu construía uma enorme lista de tarefas, definia um tempo reservado para cada, mas isso sempre falhava. Na maioria dos dias eu não conseguiria chegar nem até 50% da lista. Então eu tentava fazer tudo de novo, mas depois de alguns dias todo esse planejamento excessivo de tarefas desmoronava e eu me sentia frustrado e perdia toda a motivação. Por incrível que pareça ainda ensinam métodos de produtividade como este em algumas escolas de negócios. Simplesmente não reflete o mundo real e a natureza humana. Isso também cria os ciclos de procrastinação e insegurança sobre o qual iniciamos falando neste artigo.

Agora eu planejo minha Tarefa Única Principal, mantenho os segmentos do meu dia sempre que possível, minimizo as distrações. Bem, pelo menos na grande maioria das vezes.

Agora que você já conhece um pouco mais sobre produtividade, não tenha medo, procure colocar algumas dessas dicas em prática e você poderá ver por si mesmo o resultado que isso pode gerar.

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